ПРРО (програмний реєстратор розрахункових операцій) — це програмне забезпечення, що може бути встановлено на різні пристрої в яких є доступ до інтернету (ноутбуки, планшети, POS-термінали), воно дозволяє бізнесу реєструвати розрахункові операції та створювати фіскальні чеки без необхідності використовувати класичні касові апарати (апаратні РРО). Різні компанії можуть надавати свої рішення, як приклад можна подивитись на ПРРО Cashalot: https://stcentr.com.ua/cashalot/. Використання ПРРО спрощує звітність і знижує ризики штрафів за порушення.
Фіскальний чек — це документ, який підтверджує проведення розрахункової операції між продавцем і покупцем. Він створюється реєстратором розрахункових операцій (РРО або ПРРО) і містить інформацію про покупку, яка фіскалізується, тобто передається на сервери податкової служби для зберігання. Основна мета фіскального чека — забезпечити прозорість і контроль за грошовими операціями в бізнесі.
- Кому і коли необхідно використовувати ПРРО в Україні
- Кому не потрібно використовувати ПРРО
- Основні переваги ПРРО
- Як виглядає процес для користувача:
- Що необхідно для початку роботи з ПРРО
- 1. Обрати постачальника ПРРО
- 2. Електронний підпис (КЕП)
- 3. Реєстрація ПРРО в податковій службі
- 4. Підключення до серверів ДПС
- 5. Налаштування ПРРО
Кому і коли необхідно використовувати ПРРО в Україні
В Україні використання ПРРО є обов’язковим для певних категорій бізнесу відповідно до законодавства. До них відносяться:
- ФОП 2, 3 та 4 групи (хоча є і винятки);
- ФОП та юр. особи на загальній системі оподаткування;
- підприємці, що займаються інтернет-торгівлею з отриманням готівки через кур’єрів і поштових операторів;
Також ПРРО для ФОП необхідно використовувати у випадках:
- офлайн еквайринг – оплата проходить карткою через POS-термінал;
- еквайринг на сайті (через платіжні шлюзи такі як LiqPay та інші);
- оплата за QR-кодом у випадку, якщо реквізити QR-коду ведуть на еквайринг;
- оплата на ключ-карту в банках без автоматичного переадресування на ваші реквізити IBAN;
- оплата за товар в кредит або через оплату частинами.
Кому не потрібно використовувати ПРРО
Кому не потрібно ПРРО:
- тим, хто приймають оплату на ФОП за реквізитами IBAN;
- ФОП 1-ї групи
- надають послуги та отримують оплату виключно через дистанційні канали обслуговування при відсутності фактичного місця розрахунку;
- підприємці в сільській місцевості, що займаються роздрібною торгівлею
Основні переваги ПРРО
Серед переваг використання ПРРО можна виділити:
- Мобільність. ПРРО може працювати на будь-якому пристрої з доступом до інтернету.
- Автоматизація. Фіскалізація операцій відбувається автоматично та в режимі реального часу.
- Спрощення обліку. Дані про продажі та розрахунки автоматично передаються до податкової служби.
- Захист від втрат даних. Якщо немає інтернету, ПРРО зберігає інформацію локально та передає її при відновленні зв’язку.
Як виглядає процес для користувача:
- Підприємець приймає оплату за товар або послугу.
- ПРРО формує фіскальний чек із даними про операцію.
- Чек передається на сервер ДПС для реєстрації.
- Після успішної фіскалізації чек видається покупцю (електронно або на папері).
Що необхідно для початку роботи з ПРРО
Для роботи програмного реєстратора розрахункових операцій необхідне виконання певних умов та налаштувань, а саме:
1. Обрати постачальника ПРРО
Вам знадобиться спеціальне програмне забезпечення для реєстрації та фіскалізації операцій, його можна отримати як від ДПС, так і від комерційних постачальників. У останніх можуть бути багато додаткових рішень і переваг які підійдуть саме вашому бізнесу.
2. Електронний підпис (КЕП)
Для реєстрації та підписання фіскальних чеків необхідний кваліфікований електронний підпис (КЕП) або печатка. Цей підпис використовується для автентифікації підприємця або компанії при взаємодії з ДПС.
3. Реєстрація ПРРО в податковій службі
Перш ніж почати використовувати ПРРО, необхідно зареєструвати його через Електронний кабінет Державної податкової служби (ДПС). Для цього потрібно подати заяву, та отримати фіскальний номер. Реєстрація здійснюється в електронному вигляді.
4. Підключення до серверів ДПС
Для роботи ПРРО необхідно підключення до серверів ДПС, щоб у режимі реального часу передавати дані про розрахункові операції. Після кожної операції інформація про чек передається до податкової служби, де він фіскалізується.
5. Налаштування ПРРО
Після встановлення ПРРО на пристрій його потрібно налаштувати, зокрема:
- Додавання інформації про підприємство або фізичну особу-підприємця.
- Налаштування асортименту товарів або послуг.
- Інтеграція з платіжними системами або іншими сервісами (за потреби).
Якщо підсумувати, то ПРРО для певних типів бізнесів є необхідністю не тільки з точки зору бізнес-переваг, але і з точки зору законодавства, а не дотримання вимог може призвести до штрафів.
