Для чого потрібні бізнес процеси
Створення бізнес-процесу (БП) необхідне у випадках постійно повторюваних задач, та комплексів задач повʼязаних з проєктами, від яких залежить ефективність роботи як окремої ролі, так і компанії в цілому.
Бізнес-процеси призвані стандартизовувати і оптимізовувати процеси виконання конкретних задач.
Приклади задач які постійно повторюються:
- Виставлення рахунків
- Звіти для клієнтів
- Процес старту нового проєкту
- Процес обробки вхідного ліда
Сигнальні маркери які сповіщають про необхідність створювати БП
Маркер 1: Ви працюєте із постійно повторюваною задачею (або проектами) для якої немає ніякого зафіксованого опису/регламенту. Задача не фіксується в жодному реєстрі (таблицях чи таск-менеджерах);
Маркер 2: Ви ставите задачу на людину просто в чаті, без її реєстрування в таблицях або таск менеджерах (або ж отримуєте задачі через чат);
Маркер 3: У вас постійно виникають проблеми і помилки з виконанням задачі і її результатом.
Як створити бізнес процес
Алгоритм дій:
- Визначити яку задачу (або проєкт) потрібно виконувати
- Що повинно бути кінцевим продуктом цієї задачі?
- Які показники можуть свідчити про її ефективне виконання?
- Визначити хто є замовником і виконавцем цієї задачі
- Розібрати поточний алгоритм дій
- Зібрати фідбек від учасників процесу
- Визначити всі етапи через які повинна пройти задача
- Зафіксувати правила по яким задача переходить з етапу на етап
- Визначити і зафіксувати ролі які відповідають за виконання і верифікацію кожного з етапів
- Зафіксувати, описати і візуалізувати весь процес (в документі)
- Провести зустріч зі стейкхолдерами для презентації процесу і його обговорення
- Провести навчання для команд які будуть задіяні із процесом
- Відкрити доступ до документу із процесом для команд
- Провести тестування процесу на практиці
- Внести корегування відносно практично отриманого досвіду
