Эту статью я написал на фоне своей боли. Сколько уже собраний было пройдено на моем опыте и 90% из них были неэффективны, растянуты во времени, разговоры переходили с основной повестки в какие-то дебри, никаких решений, никаких ответственных. Более того, на половине этих собраний мне и присутствовать не нужно было. Знакомо?
Решение проблемы я нашел очень просто, прочел книгу. Книга была не про встречи, но там была интересная глава о них. К слову, книга называется «Идеальный руководитель. Почему им нельзя стать и что из этого следует» от Ицхака Адизеса, я уже рассказывал о ней в статье о том, как вырасти от специалиста до руководителя. Я дополнил предлагаемую методику своей практикой и дальше расскажу о том, что из этого получилось.
Почему собрания неэффективны
Прежде чем перейти к решениям, я затрону причины неэффективных собраний, это поможет лучше разобраться в вопросе.
А причин будет всего три.
Первая причина — Все люди разные. Да, мы все по разному собираем и усваиваем информацию, по разному размышляем, по разному понимаем термины и смыслы. Для людей, интересующихся психологией эта информация не будет новой. Но для остальных крайне сложно понять и принять тот факт, что кто-то может понимать входящую информацию не так как это понимаешь ты сам.
На фоне этих недопониманий возникают споры и конфликты.
Вторая причина — Терминология. Оказывается, что одни и те же термины, да и не только термины, а и просто слова, мы можем понимать по разному. Почему так происходит? Потому, что источников информации достаточно много и не все они имеют экспертизу, не все правдивы. А мы черпая какую-либо информацию не всегда ее перепроверяем с другими источниками.
Третья причина — Нет методологии. Методология подразумевает некий сценарный, систематизированный подход к решению вопросов. Другими словами, без правил, рамок, инструментов, концепции, принципов и еже с ними, не получится делать что-либо, а в данном случае совещаться — системно, а значит и эффективно.
Как эффективно проводить собрания
Чтобы сделать собрания, планерки или совещания эффективными, нам потребуется поработать над решением трех вышеназваных проблематик.
В первом случае, разных людей нет смысла делать одинаковыми. Это невозможно и лишает команду критического или альтернативного взгляда на вопросы. Для начала необходимо принять тот факт, что мы разные и это хорошо, это дополняет нас.
Мы постараемся использовать эту якобы «проблематику«, как сильную сторону, чтобы на собраниях люди могли обсуждать поставленные вопросы, а не тупо со всем соглашаться.
Для лучшего понимания друг-друга, нам нужно говорить на одном языке. Для этого в компании должна быть база знаний, в которой будет описана частовстречающаяся рабочая терминология. Выступающим можно и нужно задавать вопросы о том, что они понимают под определенными смыслами и терминами и если есть какие-то разногласия, компания, в лице топ-менеджера, должна принимать решение, как именно объяснить тот или иной термин.
Я бы добавил сюда и важность понимания каждым сотрудником зон ответственности любого человека в компании, в том числе и своих зон. У компании должна быть доступная для просмотра, постоянно обновляющаяся иерархическая структура, описание ролей и зон их ответственности.
Чтобы собрание не превращалось в базар, нам нужна методология проведения собраний. О ней подробно далее.
Методология ведения собраний
На собраниях должен быть модератор. Нейтральное лицо, ведущее запись всего собрания, отмечающее ответственных за задачи и сроки. Он должен следить за временем выступления ораторов и длительностью всего собрания. Оно, к слову, не должно длиться больше 1,5 часов, просто потому, что за это время все люди устанут, к тому же нам еще нужно делать свою работу, а не просто сидеть в переговорке. В крайнем случае необходимо делать 15 минутные перерывы.
Еще одной привилегией модератора служит возможность прерывать выступления ораторов, в том случае, если они превышают допустимое время на спитч ( т.е. свою речь) или если уходят от темы собрания.
Оратору выделяется 5 минут на свою речь. Оратор должен контролировать эмоции и стараться говорить по делу, ясно и четко. Несогласные с позицией оратора должны записать свои мысли и дождаться своей очереди выступления.
Члены собрания выступают по кругу слева направо или наоборот
Модератор в конце собрания общедоступно публикует результаты собрания в основных тезисах, со списком задач, ответственными за них и сроками
